Модуль предназначен для решения следующих задач:
- Обеспечение ответственного сотрудника отдела Снабжения (начальника ОМТС) инструментами для проведения "внутренних" тендеров на закупки товарно-материальных ценностей (ТМЦ), в том числе: автоматизированного сравнения предложений от различных поставщиков на одноименную продукцию (которая у разных поставщиков может по-разному называться) и выбора оптимальных предложений с учетом дополнительных характеристик: цены, надежности поставщиков (по бальной системе оценки), сроков поставки, нормоупаковок и т.п. Автоматическое формирование Счетов на основании "выигравших" в Тендере позиций коммерческих предложений.
- Формирование специализированных отчетов по Закупке с учетом позиций, находящихся в тендере, в том числе:
- диаграмма Ганта по срокам поставки и ценам ТМЦ из счетов и коммерческих предложений;
- списки лучших предложений по Поставщикам;
- анализ всех предложений поставщика с выделением "выигрышных" позиций.
- Обеспечение возможности учета и управления частичными оплатами по Счетам — формирование "Подсчетов".
Система предоставляет антикризисные инструменты для учета сроков поставки отдельных комплектующих при частичной оплате счетов. Принцип основан на разбиении счетов на виртуальные "Подсчета" с указанием входящих в них (оплачиваемых) позиций и реальных сроков их поставки.
Система автоматически ведет учет взаиморасчетов с каждым Поставщиком по частично оплаченным счетам. Что позволяет: во-первых, не допустить для них переплату, во-вторых, не забыть к назначенному сроку (с учетом требований производства и сроков поставки) оплатить требуемые позиции, а в третьих, заинтересованные лица на Предприятии (например, производственный отдел) получают достоверную информацию о датах поставок тех или иных изделий. - Оптимальное планирование платежей с разбивкой по произвольным периодам (антикризисная мера).
Система предоставляет антикризисные инструменты для управления и планирования этапности платежей по акцептированным счетам. Достаточно указать периодичность платежей: неделя, месяц и т.п. и Система автоматически сформирует оптимальный календарь необходимых платежей на основании сроков поставки по каждой из их позиций, исходя из даты, к которой та или иная позиция должна быть приобретена. Данный аппарат позволяет приобретать ТМЦ четко в срок, при этом давая возможность расходовать денежные средства на закупку поэтапно, по мере их действительной необходимости.
Оставшиеся неоплаченными позиции, сроки поставки которых на текущий момент становятся критическими (т.е. если их Срочно не оплатить, то они не поступят к нужному на производстве сроку, что вызовет перебои в его работе), Система отслеживает и отражает в соответствующих отчетах красным цветом для привлечения внимания ответственных сотрудников.
- Обеспечение руководителя предприятием сводной информацией об эффективности работы отдела Снабжения.
Отчет предоставляет доступ к промежуточным/окончательным итогам работ отдела Снабжения по закупке ТМЦ по Заказам с учетом их текущего состояния и результатов проводимого по ним внутреннего тендера на закупку. В отчете по выбранному Заказу для сравнения предоставляются: суммы по минимальным, средним и максимальным ценам на ТМЦ из счетов и коммерческих предложений Поставщиков; величина и процент отклонения от суммы по средним ценам (реальных) текущих затрат; а для еще незавершенного тендера фиксируется количество позиций, по которым еще не выбран поставщик, либо не взяты коммерческие предложения, а также их предварительный обсчет по средним ценам (отчет показывает приблизительно, сколько еще нужно будет потратить).
Отчеты по тендеру дают руководителю не только понимание того, насколько эффективно расходуются деньги на закупку, но и позволяет оценить процент готовности состояния Заказа по комплектации, а так же величину и возможную этапность оставшихся по Заказу платежей.