Модуль предназначен для решения следующих задач:
- Учет и хранение карточек Заказов, содержащих полную информацию по заказу.
Заказы в Системе хранятся в виде карточек, содержащих полное описание основных атрибутов Заказов, в том числе: Дата открытия/закрытия, Контрагент, Тип приемки заказа (с Военной приемкой или без неё), Типы Заказов (Заказ-направление рамочный/Заказ-направление с этапами, одноэтапный Заказ, Заказ внешний/внутренний), ФИО Менеджера по Заказу, Список этапов (Спецификаций) по Заказу, Список файлов-документов договорной документации, Состав рабочей группы пользователей, допущенных к работе с договорными документами Заказа, Состав ЭСИ Заказа по комплектации, Состав ЭСИ Заказа по изготовлению, для подзаказа — ссылка на Заказ-направление и спецификацию, планово-экономическую информацию и т.п. Также, из карточки Заказа доступны быстрые переходы к основным отчетам и связанным документам.
- Работа с различными функциональными типами Заказов.
Система предусматривает возможность ведения как отдельных (самостоятельных) "одноэтапных" заказов, так и заказов-"направлений". Заказы-направления подразделяются в Системе на "рамочные" Заказы и Заказы "с этапами" календарного плана.
Рамочные Заказы относятся к серийной продукции и, как правило, не имеют четкого календарного плана работ. Продукция по ним отгружается по отдельным Спецификациям. Каждая Спецификация в данном контексте представляет собой самостоятельный Договор внутри рамочного Договора. Система в этом случае ведет учет затрат по Спецификациям.
Заказы с этапами, как правило, содержат календарный план работ/отгрузок. Продукция по ним изготавливается и отгружается по этапам календарного плана. Система в этом случае ведет учет затрат, как по этапам календарного плана, так и по Заказу в целом, аккумулируя на нем все затраты по этапам.
Заказы в Системе так же могут быть разделены на "внешние" и "внутренние". Внешние заказы используются для учета взаимоотношений с контрагентами (Заказчиками), по ним может не быть ни комплектации, ни изготовления, а готовые изделия могут отгружаться непосредственно со склада готовой продукции. Внутренние Заказы, наоборот, как правило, "работают" на склад готовой продукции. Затраты по внутренним Заказам предприятие может брать на себя. Такое разделение на внешние и внутренние Заказы позволяет предприятию гибко и заблаговременно организовать собственные работы не привязывая себя к срокам окончания оформления внешних Заказов/Договоров.
Регистрация новых Заказов в Системе в том числе изменение основных атрибутов Заказов разрешена только для пользователй с ролью Экономист планово-экономического отдела. За состав ЭСИ Заказа по комплектации и по изготовлению несет ответственность пользователь с ролью Менеджер по Заказу. Доступ к работе с договорными документами имеют пользователи, включенные в состав рабочей группы Заказа. - Учет и хранение в карточке Заказа актуальных версий договорной документации и переписки по Заказу.
Карточки заказов позволяют аккумулировать в себе договорную документацию и переписку. Системой поддерживается типизация и версионность документов. Доступ договорным документам из карточек Заказов разрешен только пользователям, включенным в состав рабочих групп этих Заказов.
- Организация автоматизированных рассылок уведомлений.
Компетентным пользователям, включенным в состав специальных групп Система автоматически рассылает уведомления об открытии/закрытии Заказов.
При загрузке в карточки Заказов новых документов, или новых версий уже зарегистрированных документов, Система автоматически формирует уведомления пользователям, включенным в состав их рабочих групп. Что позволяет им всегда быть в курсе состояния переписки по Договору и не пропустить изменение состава договорной документации.
- Формирование электронной структуры (ЭСИ) Заказа.
Система обеспечивает менеджеру по Заказу возможность формирования в карточке Заказа составов его электронных структур (ЭСИ) по комплектации и по изготовлению. Деление ЭСИ Заказа на ЭСИ по комплектации и ЭСИ по изготовлению позволяет гибко управлять процессами комплектации и производства, используя для них, по необходимости, разные наборы документов. Например процесс комплектации можно начинать при отсутствии полной КД, например, по произвольным спискам, в то время, как для управления процессом изготовления (выписывания ТМЦ в производство) нужен полный актуальный комплект КД.
- Формирование электронной структуры Запаса ТМЦ по Заказу.
Система обеспечивает менеджеру по Заказу возможность автоматизированного формирования состава ЭСИ Запаса по Заказу. Его формированием можно гибко управлять посредством настроек, включающих указание общего (для всех позиций ЭСИ Заказа), или индивидуального (построчно) процента для расчета — обычно 5%-10%, округления в большую или меньшую сторону и т.п. После его формирования ЭСИ Запаса по Заказу автоматизированно добавляется к составу ЭСИ Заказа.
- Организация быстрого доступа к наиболее важным документам и отчетам по Заказам.
- Отчету по связанным документам по Заказу.
Данный отчет предоставляет доступ к списку всех видов сформированных в Системе документов (Заявки на склад, Задания на комплектацию и выписывание ТМЦ в производство, Подборы, и т.п., кроме договорных), по выбранному Заказу. - Отчету по связанным заданиям по Заказу.
Данный отчет предоставляет доступ к списку всех видов сформированных Системой Заданий ("На комплектацию", "Менеджеру по закупкам", "На выписывание ТМЦ по требованиям в производство", "На изготовление") по выбранному Заказу. - Отчету по связи "внешних" Заказов с "внутренними".
Данный отчет предоставляет информацию о связи "внешних" Заказов с "внутренними".
Под внешними Заказами понимаются Заказы, открытые для выполнения Договоров, заключенных с Заказчиками (продукции, услуг), в которых финансирование происходит за счет средств контрагента. Под внутренними Заказами понимаются Заказы, открытые на предприятии Исполнителя, затраты по которым Исполнитель берет на себя.
Разделение Заказов на внешние и внутренние позволяет гибко подходить к организации финансирования работ. Например, предприятие может, не дожидаясь окончания подписания Договора с Заказчиком, или начала финансирования по Договору, начать работы за счет собственного финансирования по внутреннему Заказу. Окончанием работ по такому Заказу служит передача изделий на склад готовой продукции. После чего отгрузить эти изделя со склада готовой продукции можно уже по внешнему Заказу/Договору.
Или, если предприятие выпускает серийную продукцию, то заказ её производства (до момента передачи изделий на склад готовой продукции) удобно планировать такими партиями, которые максимально эффективно загрузят производство и службу снабжения. А отгружать (продавать) эти изделия можно по внешним заказам со склада готовой продукции в соответствии с потребностью. - Отчету по договорной документации по Заказу.
Данный отчет предоставляет компетентным пользователям (при наличии доступа) свод договорных документов из карточки заказа с возможностью быстрого просмотра файлов. Его удобно использовать по Заказу-направлению, для которого он собирает договорные документы по всем этапам/спецификациям (Подзаказам). - Отчету по состоянию КД по Заказу.
Данный отчет предоставляет компетентным пользователям информацию по сотоянию процесса разработки и передачи в технический Архив конструкторской документации (КД). Отчет представляет, как итоговые данные (по наиболее существенным параметрам), так и их детализацию.Отчет содержит следующие итоговые показатели:
а) количество и процент наличия в Системе ЭСИ на изделия, входящие в структуру Заказа. Отсутствие ЭСИ для изделия означает, что состав этого изделия, и возможное наличие входящих в него изделий (подсборок) НЕИЗВЕСТНО, и следовательно нельзя правильно запланировать затраты на их комплектацию и осуществить её к нужному для начала производства сроку;б) процент актуальности ЭСИ. Наличие в структуре Заказа не актуальных ЭСИ означает, что зафиксированные в Системе корректировки КД не учтены, что может привести к серьезным ошибкам в процессах комплектации и изготовления;
в) количество и процент наличия в Системе "основных" структурообразующих конструкторских документов (для сборочных единиц — спецификация, а для деталей — чертеж детали) на изделия, входящие в структуру;
г) количество и процент наличия в Системе конструкторских документов на изделия, входящие в структуру Заказа, переданных в технический Архив. Чем меньше в структуре Заказа не переданных в в технический Архив документов, тем более точными являются в Системе сведения по процессам комплектации и изготовления;
д) количество и процент наличия в Системе конструкторских документов на изделия, входящие в структуру Заказа, имеющих зафиксированную в Системе PDF-форму для просмотра. Структуру любого изделия, входящего в состав Заказа можно проконтроллировать сравнив её с PDF-формой для просмотра соответствующего конструкторского документа;
- Отчету о состоянии комплектации по Заказу.
Данный отчет полностью описывает процесс комплектации по Заказам на основе данных из ЭСИ Заказа с возможностью детализации до отдельных позиций Задания на комплектацию (ЗК) или набора изделий из этого Заказа.
Первая часть отчета — Табличный вид, предоставляет данные о количествах ТМЦ из сводной ведомости по Заказу и количествах, включенных в ЗК. Относительно количеств включенных в ЗК представлены сведения о количествах, уже зарезервированных на Заказ, о количествах, находящихся в счетах (товары в пути) и о дефицитах по каждому из этих показателей. Также, по каждой из позиций предоставляется детальная информация по всем документам, сопровождающим процесс комплектации и прочие важные сведения, такие как ожидаемая дата поступления (если ТМЦ в пути), факт оплаты счета, наличие коммерческих предложений, наличие ТМЦ в свободном остатке, наличие ТМЦ на входном контроле (в случае его необходимости) и прочих. Также по каждой позиции доступен переход к дереву входимости по ЭСИ по ней, к состоянию внутреннего тендера по этой позиции, строке Диаграммы Ганта по ней (из второй части отчета).
Вторая часть отчета — Диаграмма Ганта, в которой доступны сведения о ТМЦ, "закрытых" счетами (товары в пути). По таким позициям выводятся сроки, данные в ЗК менеджером по Заказу для их закупки, а также планируемые даты поступления ТМЦ на склад, заявленные поставщиками. Также по каждой из позиций выводится информация о количестве, стоимости, сумме, оплаченной по счету, сумме, которую еще нужно доплатить. Вся информация для удобства представлена в виде Диаграммы Ганта с выделением цветом различных состояний процесса.
По каждой из частей отчета предоставляются итоговые показатели в числовом и процентном виде для удобства анализа. - Отчету по состоянию внутреннего тендера на закупку ТМЦ по Заказу.
Данный отчет предоставляет доступ к промежуточным/окончательным итогам и текущему состоянию внутреннего тендера на закупку ТМЦ по Заказу. См. модуль Управление внутренними Тендерами на стадии закупки ТМЦ. - Отчету по документам входного контроля ТМЦ по Заказу.
Данный отчет предоставляет доступ ко всем сформированным Системой в процессе проведения входного контроля ТМЦ документам по Заказу. В том числе из отчета предоставляется доступ к скан-копиям сопроводительных документов: сертификатам, паспортам, этикеткам, карточкам разрешений на отступление от КД, журналам результатов проведения контроля и прочих связанных документов. См. модуль Управление Входным Контролем покупных ТМЦ. - Отчету по затратам по комплектации по Заказу.
Данный отчет предоставляет информацию по ценам и стоимостям всех ТМЦ, которые используются в процессе комплектации Заказа или Направления (взятых из остатков по складам, купленных и зарезервированных, находящихся в акцептованных счетах (товары в пути)) по всем Заданиям на комплектацию и Заявкам на склад по выбранному Заказу или Направлению с итогами по ним. Отчет имеет детализацию до каждой из комплектуемых позиций. Также доступно сравнение фактических данных по затратам на комплектацию с плановыми финансовыми данными. Отчет имеет вторую, вспомогательную часть, в которой данные представлены в более удобном виде для их передачи во внешние отчеты (для проверяющих органов и проч.). Из данного отчета доступен переход к отчету о всех скан-копиях документов, связанных с используемыми ТМЦ (копиями товарных накладных и счетов-фактур, этикеток, паспортов, сертификатов, сопроводительных документов, журналов проведения входного контроля, карточек разрешений на отступление от КД и прочих). - Отчету по состоянию выдачи ТМЦ по требованиям по Заказу.
Данный отчет предоставляет информацию о позициях, разрешенных Менеджером по заказу для выдачи по требованиям-накладным, а также по состоянию самой выдачи ТМЦ с формированием итоговых показателей в процентах. - Отчету по затратам по выдаче ТМЦ по Заказу.
Данный отчет предоставляет информацию по ценам и стоимостям всех ТМЦ, которые выданы по Требованиям-накладным по Заказам и Направлениям с итогами по ним. Отчет имеет детализацию до каждой из выданных позиций. Также доступно сравнение фактических данных по затратам на выдачу ТМЦ с плановыми финансовыми данными. Из данного отчета доступен переход к отчету о всех скан-копиях документов, связанных с используемыми ТМЦ (копиями товарных накладных и счетов-фактур, этикеток, паспортов, сертификатов, сопроводительных документов, журналов проведения входного контроля, карточек разрешений на отступление от КД и прочих). Отчету по состоянию отгрузок и наличию в свободном остатке готовой продукции по Заказу.
Данный отчет представляет состояние процесса отгрузки готовой продукции по выбранному Заказу. В том числе: список изделий из Состава по изготовлению по этому Заказу; количество и процент отгруженных изделий; количество и процент дефицитных изделий. Отчет также представляет список изделий, находящихся на данный момент на складе готовой продукции.
Преимущество отчета в том, что если требуется СРОЧНО отгрузить продукцию не по тому Заказу, на который она была изначально изготовлена, то из отчета можно оперативно узнать, есть ли данная продукция на складе и произвести отгрузку. После чего скорректировать план производства с учетом данного факта.
- Отчету по состоянию взаиморасчетов (с заказчиком) по Заказу.
Данный отчет находится в стадии разработки. - Отчету по состоянию процесса изготовления по Заказу.
Данный отчет находится в стадии разработки.