ВНИМАНИЕ! Описанный ниже бизнес-процесс является типовым. По необходимости он может гибко настраиваться под потребности Заказчика.
Базовый бизнес-процесс Системы, обеспечивающий работу по закупке товарно-материальных ценностей (ТМЦ) отделом Снабжения (ОМТС) на основании заявок Менеджеров по Заказам, организован следующим образом:
- Менеджер по Заказу на основании актуальной электронной структуры Заказа (ЭСИ Заказа) формирует в Системе одно или несколько Заданий на комплектацию. Его задача организовать их так, чтобы: во-первых, ничего "не забыть" — обеспечить 100% комплектаци Заказа, а во-вторых, по возможности, оптимально распределить закупки по времени, если точно известно, что комплектующие могут быть приобретены к разным срокам. Также, для корректного представления итогов процесса комплектации и их контроля руководителем, при необходимости, от заказа части комплектующих можно отказаться, используя аппарат "Отказ отдела". После формирования Задания на комплектацию Система предоставляет Менеджеру по Заказу самостоятельно закрыть часть позиций Задания на комплектацию со склада из свободного остатка.
- Дефицитные позиции Задания на комплектацию менеджер по Заказу через Систему передает в отдел Снабжения в виде Задания отделу Снабжения (задания ОМТС). Задание ОМТС проходит процесс электронного согласования с вышестоящими начальниками и утверждения у руководителя организации.
- Утвержденное Задание ОМТС поступает руководителю ОМТС, который автоматизированно распределяет его позиции между менеджерами ОМТС в виде Заданий менеджерам по закупкам.
- Менеджеры ОМТС выполняют свои задания. Конечным результатом их работы является резервирование под Заказ всех ТМЦ, находящихся в задании.
Основная задача менеджеров ОМТС — закрыть все позиции в своих Заданиях позициями из свободного остатка по складам, коммерческих предложений и Счетов, а после поступления ТМЦ на склад — позициями со склада. При этом происходит автоматическое резервирование ТМЦ как со складов, так и из Счетов (Товары в пути).
Система обеспечивает связь между тем, как позиции Задания называются в КД, и как они называются в счетах/приходных накладных у разных Поставщиков. Единожды установленная такая связь хранится в Системе и в дальнейшем используется при различных автоматических операциях, таких как подбор со склада и проч. Также это удобно при выдаче ТМЦ по требованиям-накладным: комплектовщику производства достаточно выбрать позиции из КД, при этом Система автоматически скомплектует их нужными ТМЦ, закупленными для этих позиций.
Начальник ОМТС может производить выбор поставщиков на основании введенных в Систему коммерческих предложений для проведения внутреннего Тендера, реализованного в отдельном Модуле Управление внутренними Тендерами на стадии закупки ТМЦ.
Модуль "Управление Закупками ТМЦ" предназначен для решения следующих задач:
- Организация журнала Заданий ОМТС.
Журнал Заданий ОМТС обеспечивает учет и хранение, а так же доступ ко всем типам Заданий. По желанию, можно использовать Задания, как Служебные записки отделу Снабжения. Для этого наименование Заданий должны присваиваться в соответствии с требованиями делопроизводства.
Система снабжена средствами, позволяющими получить отчет по состоянию любого Задания (Служебной записки), в том числе: о стадии ее электронного согласования, о стадии ее выполнения и проч.
Для удобства работы менеджеров ОМТС Система формирует для них журнал Заданий ОМТС в виде рабочего стола менеджера по закупкам.
- Автоматизированное формирование поставщикам запросов коммерческих предложений и Счетов.
Система автоматизирует формирование поставщикам запросов коммерческих предложений и Счетов в двух видах: стандартном и расширенном. Расширенный вид запроса коммерческого предложения содержит в себе дополнительную информацию, позволяющую автоматически загружать в Систему заполненные по нему Поставщиками коммерческие предложения и счета и автоматически привязывать их к заданиям менеджерам по закупкам. - Организация журналов коммерческих предложений, счетов и акцептованных счетов;
Ведение журналов коммерческих предложений, счетов и акцептованных счетов (Заказов Поставщику в терминах 1С:Управление Торговлей (1С:УТ)) использует базовые инструменты и функции 1С:УТ. В Системе УПКП этот базовый функционал существенно расширен. В том числе:
- организована связь счетов с заданиями менеджерам по закупкам по Заказам, что позволяет вести оперативный учет затрат по Заказам;
- Система предоставляет возможность электронного согласования счетов с менеджерами по Заказам, давая возможность сопоставить наименования ТМЦ из счета наименованиям комплектущих из Заданий с привязкой к ЭСИ Заказов;
- автоматизировано формирование объединенных счетов — один счет может быть взят для нескольких Заданий (по нескольким Заказам), при этом Система автоматически разносит затраты на соответствующие Заказы;
- Система позволяет вести одновременный учет счетов и коммерческих предложений в рублях РФ и в иностранной валюте, давая возможность компетентным сотрудникам видеть стоимость ТМЦ в коммерческих предложениях и счетах по текущему курсу, а также проводить различные расчеты по актуальным ценам в валюте (антикризисные меры). - Организация CRM (Customer Relationship Management или управление отношениями с клиентами).
CRM в Системе организован на основе базовых инструментов и функций 1С:УТ, включающих хранение полной информации о реквизитах Поставщиков, их контактной информации, сведений о контактных лицах с возможностью фиксации контактов (телефонных звонков, встреч, писем и проч.), о договорах с Поставщиками и т.п. Дополнительно имеется возможность оценивания Поставщиков по различным критериям (согласно требованиям СМК) и использования этих оценок при выборе Поставщиков во внутренних Тендерах. - Обеспечение ведения первичных документов складского учета.
При формировании первичных документов складского учета (Поступление товаров и услуг (ТОРГ-12, М4), Счет-фактура, Требование-накладная (М11), авансовый отчет, накладная на перемещение товаров между складами (ТОРГ-13) и т.п.) в Системе используются базовые инструменты и функции 1С:УТ. Также, Система позволят проводить различные операции по обслуживанию Складов, такие как проведение инвентаризации, формирования складской отчетности и проч. - Автоматизированное формирование отчетов по состоянию закупки ТМЦ по Заказу;
Система предоставляет возможность построения различных отчетов по состоянию закупки ТМЦ по Заказу, в том числе:
- полный отчет по состоянию закупки ТМЦ по Заказу, включающий детальное описание процесса на всех его стадиях (более подробная информаци об отчете представлена в модуле Управление Заказами (Договорами));
- покрытие ЭСИ Заказа заданиями на комплектацию;
- сводный отчет о количественных показателях выполнения ОМТС заданий по Заказу;
- Автоматизированное формирование дополнительных отчетов:
- анализ предложений поставщиков с ценами и сроками поставок по выбранной ТМЦ или набору ТМЦ (который может быть получен как ведомость покупных ТМЦ по Заказу или изделию на основании его ЭСИ);
- количественный и ценовой анализ ТМЦ, находящихся в резерве по Заказам;
- анализ договоров с поставщиками: контроль сроков их действия, с возможностью выделения договоров, заканчивающихся в заданном периоде времени;
- о поступлениях ТМЦ по счетам с анализом срывов сроков поставок Поставщиками. - Предоставление начальнику отдела Снабжения формализованных инструментов контроля работы своих сотрудников, в том числе обеспечение доступа к отчетам по состоянию готовности заданий менеджеров по закупкам.